散らかった部屋に隠された真実。
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最終更新日：2017/05/03
これからの働きかた, やりたいことほしいもの, ミニマルライフ
仕事の書類整理と保管方法を変えたいと考えていました。
独立して早10年。
転居も多かったのでこれまでデスク周り環境は何度も変えてきましたが、しばらくはこれで行こうかと。
領収書類をドキュメントファイルで保管
10年前と比べると紙の資料はかなり少なくなりました。
以前は頻繁にプリントアウトしていたけれど、今ではあれこれデータでやり取りすることが多くなり、プリンタも処分。
昔はプリントアウトして紙で保管していた資料も今ではすっかりクラウド化、おのずとファイル類も減ってこれはありがたい。
しかし領収書ってヤツは今も昔も紙保存ですからね。しかも大きさまちまちで数も多く保管に困る。
昔はこういうの使ってデスク上にどんどん貯めていったりもしましたが、妙に散らかるし埃もかぶるしで程なく廃止。余談ですがこれ、状差しっていう名称なのか、初めて知った。
そんなわけで紆余曲折を経て以前も使っていたけどいまいち使いこなせなかったドキュメントファイルに帰ってきました。
当初の計画では月ごとの分別を考えておりポケットたくさんタイプを選択。しかし買ってから、いや、こんなに仕分けいらないねと気づく。別に月ごとじゃなくても処理済・未処理さえ分かれてれば事足りるので、あっても5ポケットくらいでよかったかも。
同じく懸案事項であった勘定科目の改定にもようやく着手できたので、2017年の経理処理は幾分スマートになる気がします。もう5月だけど。
現在は一人事業ゆえに書類管理やお金周りはさほど煩雑ではありません。
どこに何があるか、は自分がわかっていさえすればそれでいいし、当初から事業とプライベートのお金の出入りが明確に分かれるようなやり方でスタートしたおかげで結構シンプルです。数字には弱いけど金勘定は好きだし。
しかしこれ、関わる人数が増えれば増えるほどわかりやすくしておく必要があるんですよね。誰もが日常的に必要とする書類や道具のありかが
「ああ、それは◯◯さんがいないとわからないんです〜」
状態では困る。ということを大昔、初めて勤めた会社で実感しました。
書類整理の重要性
私が入社して間もない頃、会社都合で高給取りのベテラン勢がごっそりと退職。その影響は社内全体に及び、日々外回りだった私がまさかの内勤に。同じタイミングで同部署へ異動になった先輩が、まだ何もできない私に命じたのは書類整理でした。
書類整理、苦手なヤツだわ。
整理整頓系作業が嫌いだった私はそんなことより早く実務を覚えたいんだけどなあと内心舌打ちしつつ、大量に購入したファイル類の山と格闘する日々に突入したのです。
そこは多くの案件を抱え、多種多様な書類を部署内の全員が日々閲覧する必要がある部署だったにも関わらず、それまで全然整理がされていませんでした。
必要な場面で重要な書類が見つからなかったり、一応案件ごとの保管場所があるにも関わらず中身は別のものが入っていてあっちいったりこっちいったりで十分な保管スペースはあるのに肝心の中身がどうしようもない状態。
でもその環境の中仕事はごまかしごまかし回っており、全員がその都度探し回ったり、当時部署内でドン的存在であった女性社員が
「書類が見つからなくても詳細は私の頭に入ってるから大丈夫」
と恐ろしい自信の元に事を運ぶのが当たり前になっていました。
散らかった部屋に隠されていた真実
私なら多分一から整理しようせず、それまでの方式にならって都度探し続ける方法を選んだだろうなと今でも思う。
しかし先輩は異動するや否や大規模かつ綿密な整理整頓計画を立案し、ひよっこかつ異動間もない戦力外の私に整理手順と保管位置を細かく指示し、1ヶ月かけて部署内データを完璧に整えたのです。
結果、部内の作業効率は著しく向上し、先輩の評価も爆上がり。キャリアも年齢も遥かに上だったドンを差し置いて短期間で昇格した、という20年以上前のエピソードを今突然思い出しました。
直接数字に繋がらない地味な仕事って評価されにくいものだと思っていたけれど、なるほどこんな風に結果が出ることもあるのだな、と静かな興奮に包まれた若かりし日の私は純粋だった。
実はこれ、件のドン女史が取引先と組んでいろいろごにょごにょしてウハウハしたいがために敢えて書類を乱雑に保管していた疑いがあり、その疑惑にメスを入れるがための施策だったのです。という真実を後で知り、こんな身近で社会の闇的なアレを見る事になろうとはと途端に恐ろしくなったのでした。
もうさすがに時効だけど詳細に書くのも気が引けて、ものすごくぼんやりふわっとまろやかに書いてますけども、たかが領収書されど領収書。職場のみならずご家庭でもお金周りの諸々はわかりやすいに越した事はないですね、といささか乱暴にまとめておきます。
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